Case-story: Group Peeters

MAATSOFTWARE RESPECTEERT EN VERSTERKT FLEXIBILITEIT

Tot voor kort plande het industriële-cleaningbedrijf Group Victor Peeters zijn opdrachten aan de hand van
een magneetbord. “Het systeem stak ingenieus in elkaar, maar het werd te arbeidsintensief naarmate ons
bedrijf uitbreidde”, zegt IT Manager Guy Smits. Ook voor de verwerking van de gepresteerde uren drong een
snellere en correctere werkwijze zich op. “4D vision bewees dat er voor onze ingewikkelde uurverwerking en
flexibele planning wel degelijk een gebruiksvriendelijke oplossing mogelijk was.”

UURVERWERKINGSTOOL ZORGT VOOR JUISTE LOONBRIEVEN

Group Victor Peeters is in België, Nederland en Duitsland gespecialiseerd in industriële cleaning en vooral actief in de chemische sector. Daarnaast verzorgt de groep ook painting, rioolinspectie en -renovatie en innovatieve handsfree cleaning. De 900 medewerkers voeren dagelijks zo’n 300 cleaningopdrachten uit.

Voor het eerst triggerde een softwareleverancier mij om de deadlines te halen. Meestal gaat het andersom.

STANDAARDSOFTWARE FNUIKT FLEXIBILITEIT

Group Victor Peeters was daarnaast ook op zoek naar een systeem om de prestaties van haar medewerkers vlotter te verwerken, rekening houdend met de verschillende cao’s die van toepassing zijn. Om op die manier de looninput juister te kunnen doorgeven aan de sociaal secretariaten. “Leveranciers wilden ons doen geloven dat onze ingewikkelde planning en prestatieverwerking perfect met standaardsoftware kon gebeuren. Maar altijd bleek er extra programmatie nodig en altijd belemmerde het resultaat ons in onze flexibiliteit naar onze klanten. Softwareontwikkelaar 4D vision daarentegen bewees dat het de complexiteit van onze vraag begreep en wist onze key users en directie ervan te overtuigen dat er voor ons bedrijf wel degelijk een geautomatiseerde planning en uurverwerking mogelijk was.”

We maken nu ook planningen op werfniveau en kunnen onze klanten zo nog sneller en flexibeler servicen.

DE GRENZEN VAN EEN PLANBORD

“De planning gebeurde jarenlang volledig manueel. Medewerkers en voertuigen werden via magneetstrips aan een werkorder toegewezen. Op de strips stonden codes met informatie over de kwalificaties van de arbeiders en de cao waar ze onder vielen. Toegegeven, het systeem was bijzonder ingenieus. Maar het botste ook steeds vaker tegen zijn grenzen aan, zeker toen ons bedrijf internationaal uitbreidde. Om een voorbeeld te geven: er bestaan vandaag onder onze medewerkers 87  soorten kwalificaties. Dat krijg je op de lange duur niet meer op een magneetstrip samengevat.

De manuele planning was ook bijzonder arbeidsintensief: tot ’s avonds laat waren de planners bezig om het werkschema vanuit een excelbestand in het ERPsysteem te krijgen en dan op het magneetbord aan te brengen. Daarna belden ze de arbeiders nog op om hen te zeggen waar ze een paar uren later al aan de slag moesten. We wilden die flow sneller en efficiënter maken.”

SOFTWARELEVERANCIER DIE JE UITDAAGT

“Na de analyse van het lastenboek voerde 4D vision gesprekken met de medewerkers die bij onze planning betrokken zijn. Er volgden een plan van aanpak en een offerte. Tijdens de kick-off meeting werden stuur- en werkgroepen samengesteld en een gefaseerd tijdsschema uitgewerkt voor de ontwikkeling, testing en oplevering. Tijdens het project werd ik voor het eerst in mijn carrière getriggerd door een softwareleverancier om de deadlines te halen! Meestal gaat het andersom en moet je je softwareontwikkelaar achter de veren zitten. Dankzij de regelmatige contacten en de professionele inbreng van 4D vision werden de milestones met succes opgeleverd. Onze softwarepartner stelde zich ook soepel op tegenover onze feedback op testverslagen en legde wijzigingen goed uit aan ons personeel. Bij de opstart van de nieuwe software waren medewerkers van 4D vision ter plekke om ons te begeleiden.”

FLEXIBELE EN SNELLE PLANNING

“Qua functionaliteit, efficiëntie en gebruiksgemak voldoet onze nieuwe, visuele planningstool zeker aan alle verwachtingen. We maken nu ook planningen op werfniveau, waardoor we onze klanten nog sneller en flexibeler kunnen servicen. De cleaningteams krijgen hun opdracht voor de volgende dag automatisch doorgestuurd per sms en hoeven dus ’s avonds niet meer opgebeld te worden. De medewerkers van de planning reageren op hun beurt positief op het gebruiksgemak van de tool.”

CORRECTERE UURVERWERKING

“4D vision ontwikkelde in een tweede fase een tool waarmee we onze uurregistraties verwerken. Vroeger was dat een log en foutgevoelig proces: wanneer er nieuwe werknemers in dienst kwamen of er een cao wijzigde, vergde dat een grote alertheid van de beheerders en ook veel correcties. Dankzij onze nieuwe uurverwerkingstool gaat de flow nu sneller en kan hij makkelijker aangepast worden aan cao-wijzigingen. Daardoor is de looninput voor onze sociaal secretariaten correcter. Tot grote tevredenheid van ons personeel, want zij ontdekken minder fouten op hun loonbrief.”